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¿ES ÚTIL USAR UN PLAN DE ACCIÓN EN MI EMPRESA?

El plan de acción es una herramienta de gestión utilizada para guiar a los gerentes y a su personal en la realización de tareas que llevarán al negocio a sus objetivos establecidos para el ciclo, pero uno debe ser capaz de desarrollarlo estratégicamente.

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¿QUE ES UN PLAN DE ACCIÓN?

Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.

Es una herramienta de administración que enumera, en temas, qué acciones son necesarias para lograr un objetivo. Esto te permite dividir el objetivo central de una empresa en una variedad de tareas, organizarlas cronológicamente y determinar quién será responsable de realizarlas, por cuánto tiempo, con qué recursos y presupuesto.

Es una herramienta muy utilizada y, por lo tanto, muchas aplicaciones y sistemas se desarrollaron con sus principios de organización y responsabilidad compartida.

LOS BENEFICIOS PARA LAS EMPRESAS SON:

El plan de acción brinda excelentes resultados al negocio, incluso si se usa para organizar sólo las acciones de su gerente, por ejemplo. Entre sus ganancias, podemos enumerar:

  • Se dividen objetivos más grandes en pasos más pequeños

Apuntar a una gran meta en fases pequeñas hace que sea más factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional.

Esto se debe principalmente a que las pequeñas victorias son atractivas y hacen que el profesional vea sus actividades con más control sobre las dificultades y desafíos del momento.

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  • Se organizan plazos y prioridades

Algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio, y tenerlas todas asignadas le permite al gerente determinar la orden de ejecución con mayor precisión. Por lo tanto, el progreso del plan se optimizará, evitando retrabajos o demoras.

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  • Se elige al profesional más capaz para cada función

El uso del plan de acción y la consecuente segmentación de tareas, asegura que la empresa también pueda determinar las responsabilidades de cada miembro de su equipo de acuerdo con sus especialidades.

Además, deja en claro a todos los empleados con qué responsabilidades deben trabajar, así como la comprensión de los pasos de los cuales depende el éxito de sus ejecuciones. Esto crea una sensación de compromiso con el trabajo en equipo.

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  • Se organiza la rutina

Los planes de acción también se pueden utilizar para tareas recurrentes de una empresa. Puede ser utilizado, por ejemplo, por una agencia de Marketing Digital que quiera determinar qué primeras acciones en medios digitales y redes sociales deben programarse para sus nuevos clientes.

Usando aplicaciones como Todoist, puedes crear diferentes equipos, determinar qué equipos serán responsables de impulsar acciones para cada cliente, qué acciones deben tomarse y replicar este modelo cada vez que se cierren nuevos contratos.

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¿CÓMO HACER UN PLAN DE ACCIÓN?

Para hacer un buen plan de acción o evaluar qué aplicaciones y herramientas son más compatibles con la dinámica empresarial, es importante comprender cuáles son sus pasos y su proceso.

Planificación de la acción

El primer momento del plan es determinar todas las acciones requeridas para la ejecución del proyecto. Por lo tanto, si el objetivo es duplicar las ventas, el requisito básico de la encuesta es enumerar las necesidades, como:

  • La formación de equipos,
  • El reclutamiento,
  • El intercambio de maquinaria,
  • Elaborar un buen plan de contenidos para la correcta aplicación del Marketing de Contenidos,
  • La organización de campañas en Google Ads,
  • Así como otros cambios involucrados.
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Ejecución y seguimiento de acciones

En estas fases, se determinan los responsables de ejecutar cada tarea, el tiempo de entrega, los elementos que serán necesarios para su ejecución, entre otros aspectos.

 

Puede usar hojas de cálculo de Excel tradicionales, Google Calendar o aplicaciones de productividad como las de los temas anteriores. Sin embargo, en cada etapa completada, el monitoreo notificará el comienzo de la siguiente fase, asegurando que el cronograma se complete con éxito.

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Conclusión y análisis de resultados

Con el final del plan de acción, es necesario evaluar los resultados, qué puntos podrían haberse mejorado en la estrategia, así como si el modelo puede replicarse en proyectos similares en el futuro. Esto asegurará la estandarización y optimización de acciones futuras.

Un plan de acción puede traer resultados significativos en la optimización de costos, un mejor servicio y relaciones con los clientes, y, por supuesto, productividad y ventas para el negocio. También se puede utilizar como base para estrategias de marketing.

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HERRAMIENTAS EN DONDE PUEDES DESARROLLAR UN PLAN DE ACCIÓN

Todist

Con esta aplicación, es posible registrar equipos y tareas en un calendario que organiza actividades, indica quién es responsable de completarlas y permite la inclusión de archivos adjuntos que son cruciales para la consecución de un plan de acción.

Por lo tanto, si una empresa decide crear un plan de acción para un evento que se realizará, puede enumerar:

  • quién será responsable de la gestión
  • indicar los plazos para completar cada paso
  • adjuntar presupuesto del proveedor
  • establecer plazos para la toma de decisiones, entre otros detalles

Trello

También muy conocido, Trello tiene la misma funcionalidad que Todoist y otras soluciones. Te permite determinar si el paso se ha completado o no, crear alarmas sobre el enfoque de una fecha límite, así como diferentes clasificaciones para las tareas.

Es decir, un gerente puede crear listas y planes de acción para diferentes aspectos de su vida, profesional o personal, y administrarlo todo en una sola aplicación de manera organizada y eficiente.

Monday.com

Monday.com es un sistema operativo de trabajo basado en la nube, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, proyectos y el trabajo diario. Los equipos dan forma a sus flujos de trabajo y proyectos, sin código, con una plataforma que se adapta rápidamente a las necesidades cambiantes.

Características clave:

  • Registro de actividad
  • Campos personalizables
  • Seguimiento de la fecha de vencimiento
  • Actualizaciones de correo
  • Junta de ejecución

Asana

Asana es una solución de gestión del trabajo que permite la colaboración y la comunicación en equipo. Usa Asana para administrar iniciativas, crear proyectos y luego crear tareas dentro de estos proyectos. Asigna tareas a tus compañeros de equipo, agrégalos como seguidores de tareas, comparte, etc.

Características:

  • Panel de actividad
  • Feed de actividad
  • Seguimiento de asignaciones
  • Actualizaciones automáticas a la bandeja de entrada / correo electrónico
  • Automatización y reglas

Wrike

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración basada en la nube que ayuda a los usuarios a gestionar proyectos de principio a fin, proporcionando visibilidad y control total sobre las tareas. La solución integral lleva los proyectos desde la solicitud inicial hasta el seguimiento del trabajo.

Características:

  • API
  • Control de acceso
  • Panel de actividad
  • Gestión de actividades

Paymo

Paymo es una solución dedicada a agencias de marketing, diseño, creatividad y publicidad, estudios de arquitectura, universidades, despachos de abogados y empresas de consultoría. Te permite crear y asignar tareas, programar el trabajo y realizar un seguimiento preciso del trabajo.

 

NetSuite

NetSuite es la solución ERP en la nube líder en el mundo. Diseñado para escalar con tu negocio a medida que crece y se transforma, NetSuite te ayuda a automatizar las operaciones, optimizar de manera eficiente los procesos de misión crítica, disminuir los costos y la complejidad de TI, y mejorar.

VENTAJAS DE UN PLAN DE ACCIÓN

  • Un Plan de Acción te ayudará a lograr tus objetivos porque te permitirá establecer las acciones concretas que te llevarán a su consecución en el plazo que te marques.
  • Además, ahorrarás dinero. Al tener tus acciones del año definidas, podrás establecer un presupuesto que te permita conocer con precisión cuánto gastarías. Si te excedes, modifica tus acciones por otras más asequibles.
  • También dejarás de perder el tiempo probando acciones sin estrategia ni objetivos. Todo lo que hagas será porque lo has determinado previamente de acuerdo a lo que necesita tu público objetivo.
  • Tendrás un impacto constante durante todo el año en los canales que utiliza tu Buyer Persona (o cliente ideal).
  • Podrás dar rienda suelta a tu creatividad al no tener tu mente ocupada con las futuras tareas que tendrías que realizar. Todo estará por escrito y tú podrás liberar espacio en tu cerebro para ejecutar todas las acciones de forma creativa.

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